Архив   Авторы  

ОтКЛИКнись, шеф!
Hi-techБизнес

Рождественская сказка об электронных офисах с удаленными сотрудниками

 

Если верить исследованиям айтишных аналитиков, весь мир дружно движется в одном направлении: офисы останутся без людей (в смысле все будут работать удаленно, то есть там, где комфортнее) и без бумаг. И только психологическое сопротивление отдельных несознательных боссов мешает человечеству с максимальной рабочей эффективностью раствориться в виртуальном рабочем пространстве. А как ведь все может красиво выглядеть!

Чудеса на рабочем месте

Все предельно эффективно: не надо тратить время на перемещение из дома в офис, макияж и костюм. Корпоративный дресс-код долой как дремучий пережиток доцифрового сознания, каждый сотрудник это его ник и аватар в корпоративном стиле.

Полное торжество социалистической идеи: от каждого по способностям, каждому по труду. В смысле кто раньше проснулся и увеличил рабочий день за счет завтрака, тот больше заработал. Офисы, правда, останутся, потому что, пожалуй, единственное, чего не сможет отменить ее величество глобальная информатизация,  это искусство ведения «живых» переговоров с деловыми партнерами. С важными клиентами сотрудники будут встречаться лично. Правда, консенсус в переговорах будет обозначаться уже не «ударили по рукам», а «кликнули мышами» по своим планшетным ПК. Без них никуда, потому что планшетник в кармане это пуповина, связывающая каждого офисного персонажа с жизненно важной средой обитания цифровым центром обработки данных.

Это умный электронный архив, где работают такие передовые IT-инструменты, как, например, data mining извлечение данных. По сути, это поиск скрытых корреляций между конкретными массивами данных, скажем, между динамикой продаж групп товаров и бонусными программами для продавцов. А есть еще knowledge mining  извлечение знаний, более интеллектуальная функция, позволяющая, скажем, связывать воедино данные, почерпнутые из различных текстов и таблиц. Один клик, и на ваш планшет доставляется весь интеллектуальный бэкграунд, необходимый для принятия качественных решений.

Обычно, когда говорят о «мобилизированных» компаниях, рисуют картинку с пальмой, где среди белоснежных песков сотрудники увлеченно работают над своими задачами. Один из собеседников «Итогов» трудится как раз в таком режиме. Он отмечает, что свежие креветки и улыбчивые аборигенки стимулируют далеко не только служебное рвение. Самостоятельно поддерживать предельный рабочий энтузиазм в таких условиях способны только работники с железной внутренней самодисциплиной. Если вы не из таких, не беда  поручите контроль за собственным графиком выполнения служебных дел или за работой подчиненных электронным системам. Причем эти данные современные IT-системы умеют агрегировать в персональные показатели KPI (Key Performance Indicator)  ключевые показатели эффективности, связывая их с финансовыми результатами компании.

Cпециалистам по HR здесь все карты в руки: быстрый компьютерный анализ тысяч резюме, техники онлайновых знакомств и вовлечения виртуальных персонажей в командные стратегии, включая работу с лидерами и развитие мотивации рядовых сотрудников. Team building в форме «стрелялок» c участием основных рыночных конкурентов и никаких профсоюзных движений, потому что отношения каждого сотрудника с компанией предельно формализованы, тщательно взвешены, просчитаны и приведены к точному размеру вознаграждения.

Это ж какая жизнь наступит! Ни тебе харасcмента, ни притеснения молодых мам, и возраст уже не имеет никакого значения! Автомобильные пробки исчезнут как пережиток устаревших производственных отношений! Ничто, кажется, не мешает наступлению золотого века офисной информатизации.

Удалиться-то легко…

Рассказывает Дмитрий Лисогор, директор департамента бизнес-решений SAP СНГ: «В нашей компании все сотрудники, работающие с клиентами, а их более 12 тысяч, в удаленном режиме со своих айпэдов получают доступ к CRM-системе, почте, новостному журналу. Задачи такого масштаба можно решить, если применять средства централизованного управления всем жизненным циклом мобильного устройства, а также использовать корпоративную промышленную платформу для построения различных мобильных приложений». «Задача включения планшетников в бизнес-процессы не выглядит сложной, согласен Григорий Липич, генеральный директор компании ABBYY Россия. Достаточно воспользоваться такими технологиями, как VPN и удаленный рабочий стол, чтобы, к примеру, на планшете получить доступ ко всем тем же информационным системам, которые доступны на обычном офисном компьютере». А еще можно использовать корпоративное облако. «Идеальный вариант вся корпоративная информация находится в Сети и может быть доступна сотрудникам из любой точки мира», полагает Павел Плотников, директор по маркетингу корпорации «ЭЛАР». Но добавляет, что на такое мало кто решится без специальных систем защиты информации.

«Включение мобильных устройств в состав информационной системы это серьезный вызов,  разъясняет Николай Федотов, главный аналитик InfoWatch. Тем не менее задача эта решаемая, что доказано в развитых странах. Не только гражданские, но даже военные организации и спецслужбы Запада вовсю применяют служебные мобильные устройства, ухитряясь сохранять при этом не только «гражданскую» конфиденциальность, но самую серьезную военную секретность».

Правда, придется смириться с тем, что пользоваться своим любимым домашним планшетом или менять их как перчатки, не удастся,  определять тип «железа», софта, модель устройства будет служба безопасности, а сотруднику в лучшем случае разрешат выбрать цвет. А для большого количества нынешних угроз информационной безопасности, рассказывают специалисты, есть отличное контрсредство шифрование содержимого носителя.

Правда, сегодня в нашем законодательстве в сфере систем электронного документооборота (СЭД) имеются существенные пробелы. Скажем, понятие электронной цифровой подписи (ЭЦП) есть, а четкого определения электронного документа, который подписывают ЭЦП, по сути нет.

Но проблема, скорее, в головах у людей: переход к электронным документам исторически у нас начался почему-то с цифровой подписи, и потому в обществе распространено мнение, что электронный документ это отсканированная копия «бумаги» с добавленной ЭЦП. Это непродуктивный подход. «Технология ЭЦП непопулярна в большинстве информационно развитых стран. В первую очередь потому, что достаточно сложна. А у нас к тому же отсутствует инфраструктура, обеспечивающая возможность ее проверки любым заинтересованным органом,  говорит Наталья Храмцовская, ведущий эксперт по управлению документацией компании ЭОС. Аргумент же о высокой защищенности ЭЦП, который у нас так любят, столь же логичен, как и предложение не выходить на улицу без бронежилета».

Имеет смысл посмотреть на феномен электронного документа с других позиций. Поясняет Дмитрий Романов, директор по развитию технологий информационного менеджмента компании «АйТи»: «Сегодня по сложившейся юридической практике суды иногда принимают в качестве аргументов даже внутреннюю корпоративную электронную почту, что может повлечь за собой ответственность по статьям уголовного или административного кодекса. Раз так, электронное письмо можно считать электронным документом. Таковым может, по сути, оказаться любая запись в информационной системе (CRM, ERP и т. п.), позволяющая IT-средствами однозначно связать ее с конкретным человеком, ситуацией, временем и местом». И тогда, уверена Наталья Храмцовская, до 95 процентов всего объема корпоративных документов можно использовать в электронном виде. Правда, для этого необходимы четкие регламенты электронных взаимодействий, чтобы состояние данных информационной системы в каждый момент времени можно было точно соотнести с действиями конкретных сотрудников.

А такая модернизация не всем в компании может понравиться, замечает Павел Плотников: «В процессе создания регламента электронной пересылки на поверхность могут всплывать ранее незаметные недоработки в бизнес-процессах. Вот почему очень часто при внедрении систем электронного документооборота и ERP-систем внутри коллектива возникает мощный негатив потому что появляется новый инструмент контроля деятельности». И это не единственная точка возможного сопротивления «мобилизации» офиса.

Оно нам нужно?

Вряд ли кто-то будет спорить, что такие сотрудники, как, например, сервисные инженеры или торговые представители, должны оставаться частью офиса, даже находясь за сотни километров от него. Компания действительно теряет возможный доход, если такой сотрудник ожидает, пока планктон отобедает и выдаст ему бумагу с направлением в командировку с «живыми» подписями и печатями, вместо того чтобы мчаться на встречу с клиентом. А в отношении остальных эффективность «удаленки» неочевидна.

Большая прозрачность бизнес-процессов? Но бороться за прозрачность ради самой прозрачности это удел безудержных перфекционистов, к которым руководителей реального бизнеса вряд ли можно отнести. И доводы в пользу сокращения потребления бумаги не работают, поскольку, как мы уже поняли, переход к электронным документам затрагивает иные аспекты деятельности организаций.

Умные электронные архивы? Так они просто так на свет не рождаются. Предоставленные самим себе сотрудники порождают информационную свалку, разобраться в которой способны только они сами. Чтобы превратить ее в «умный» кладезь корпоративных знаний, нужна мощная поисковая система, учитывающая специфику организации, специальные процедуры классификации новой информации и размещения ее в электронном архиве. Для босса это дополнительная головная боль и финансовые затраты.

К тому же поставить на поток в интересах всех удаленных сотрудников весь интеллект электронного архива не удастся. ПО класса knowledge mining это не массовое приложение, а тонкий инструмент, который нужен, по сути, лишь отдельным специалистам или организациям, по долгу службы занимающимся научной или аналитической деятельностью.

Интересное наблюдение: программные системы становятся умнее, но вот зависимость от человека носителя знаний меньше не становится. «В истории науки и техники неоднократно предпринимались попытки создать средства, позволяющие автоматически перерабатывать произвольную информационную «руду» и получать на выходе ценную информацию. Но каждый раз выяснялось, что без предварительного обогащения руды, отсева мусора и пустой породы человеком ничего путного не получалось», замечает Наталья Храмцовская. «Знания тем и отличаются от просто «информации», что подразумевают наличие человека, субъекта, способного к активным действиям», размышляет Дмитрий Романов. Кстати, одна из недавних придумок IT-индустрии  технологии поиска экспертов среди сотрудников организации. Зачастую ведь гораздо эффективнее задать несколько вопросов знающему человеку, чем перелопачивать сотни и тысячи электронных документов сомнительной релевантности.

В этом и заключается истинная мудрость руководителя — эффективно дополнить человеческий интеллект сотрудников умными программными средствами. Возможно, вершины искусственного интеллекта организации и не понадобятся, зато сторицей окупятся усилия, потраченные на отбор, структуризацию и классификацию данных. И только после этого руководителю будет, по большому счету, все равно, где работает сотрудник: в офисе или под пальмой. Другое дело, что «мобилизованным» сотрудникам безразмерный рабочий день и онлайн 24 часа в сутки может вскоре надоесть. И потянется планктон обратно в офисы — туда, где приливы информационных потоков можно дозировать по своему усмотрению и рабочие отношения «человечные».

Далеко ли нам до «безлюдного» офисного будущего?

Обратите внимание на криминальные и полукриминальные IT-бизнесы, такие, как оборот порнографии, онлайновое мошенничество, игорный бизнес в Сети. Там все работники предприятий — удаленные, а все контакты — электронные. Чем меньше руководитель и подчиненный знают друг о друге, тем для них безопаснее. Эти люди давно живут в вашем дистанционно-виртуальном будущем и горя не знают. Можете у них поучиться, а можете постигнуть все премудрости на собственных ошибках.


Николай Федотов

глав­ный ана­ли­тик InfoWatch

Термины «безлюдный» и «безбумажный» офисы — лишь общепринятые модные названия. Давайте заменим их на «бумагонезависимый», «эффективный», dream office, в конце концов, — это место, куда хочется приходить. Потому что чем меньше времени работник тратит на формальные согласования, тем больше остается на реальное сотрудничество. И team spirit определяется не круговоротом справок и подписанных документов, а удовольствием от реальной командной работы и совместных успехов.


Светлана Ломоносова

эк­сперт SAP СНГ

Внедрение электронных коммуникаций вовсе не отменяет привычные способы взаимодействия между людьми: телефонные звонки, личные встречи, совещания, вызовы к руководству, неформальные коммуникации на кухне или в курилке. Речь идет всего лишь о том, чтобы медленный во многих организациях канал передачи информации с бумажками, печатями и штампами заменить на быстрое прохождение той же самой отчетной информации, но уже в электронном виде.


Дмитрий Романов

ди­рек­тор по раз­ви­тию тех­но­ло­гий ин­фор­ма­ци­он­но­го ме­нед­жмен­та «АйТи»

Документооборот

Покажите документы!

Есть наблюдение: в тех странах, где шире всего применяются электронные документы, вопрос о том, что это такое — электронный документ, никого не интересует. Дискуссии на эту тему — удел развивающихся в информационном отношении стран. Причина прозаическая: правовые системы стран-лидеров строятся на принципах технологической нейтральности, и единственно важным является вопрос о том, что такое собственно документ. А поиски той зыбкой грани, что сейчас отделяет электронные документы от неэлектронных (к тому же есть еще немалое количество гибридных, которые вообще непонятно, к чему относить), никакого практического значения не имеют.

Документ — понятие правовое, иначе говоря, им является то, что таковым считает действующее законодательство. И у нас уже целый ряд единых государственных реестров, каждый из которых представляет собой объединение мощной информационной системы и бумажного архива и уже объявлен документами постоянного срока хранения. В англосаксонских странах используется очень широкая трактовка понятия «документ», придуманная, кстати говоря, еще в бумажную эпоху. Она охватывает практически все, в том числе и содержимое ERP-систем. Что именно в ERP-системе является документом и подлежит хранению в течение установленных сроков — вопрос сложный и решается для каждой системы индивидуально, с учетом национальной правовой системы. Это может быть и отдельная запись в базе данных, и целый отчет, создаваемый на основе содержащейся в системе информации, и даже вся база данных целиком.

Вообще мировая тенденция заключается в том, что в государственной и коммерческой деятельности грань между документами и недокументами постепенно стирается (в странах английского права она уже едва заметна). Ну а в недалеком будущем брошенная на мостовую консервная банка, снабженная радиочастотной RFID-меткой, сможет тут же дистанционно доложить кому надо, кто, где и когда ее купил и когда выбросил. И содержимое чипа, если оно будет достаточно хорошо защищено от искажений, вполне может быть признано юридически значимым документом.


Наталья Храмцовская

ве­ду­щий эк­сперт по уп­рав­ле­нию до­ку­мен­та­ци­ей ком­па­нии «ЭОС»

Под контролем

Учтено электроникой

Очень часто представление пользователя о том, сколько времени потрачено именно на работу, сильно расходится с действительностью. Наладить объективный учет этой формы бытия при работе за компьютером помогут специальные онлайн-сервисы.

Простейшие инструменты для самостоятельного учета времени — специальные расширения для браузеров, например StayFocusd (Chrome), SurfControl (Firefox) и OpTime (Opera). С помощью StayFocusd, в частности, легко задать лимит времени на посещение того или иного сайта: скажем, установить, что общение в социальной сети в течение суток не должно превышать полутора часов, и по исчерпании лимита доступ к сайту будет заблокирован. У расширения SurfControl, помимо блокировки, есть функции наглядного анализа: на основании мониторинга сетевой активности и сбора данных о посещенных сайтах строятся графики и диаграммы, отображающие затраты времени. Плагин OpTime, хоть и не умеет блокировать отвлекающие сайты, также помогает оценить, сколько времени проводится на различных ресурсах в Сети.

При работе над проектом в команде единомышленников удобно воспользоваться онлайн-сервисом Yast. Все выполняемые задачи отображаются на шкале в привязке к текущему времени. Под шкалой расположен список выполняемых проектов, где можно создавать новые или удалять существующие, менять их порядок, «раскрашивать» разными цветами. Можно посмотреть развернутый отчет о затратах времени на каждую задачу или на весь проект в целом в формате PDF, Excel или CSV. Для владельцев гаджетов доступна мобильная версия сайта (http://m.yast.com/).

Для определения нагрузки конкретного сотрудника, потерь рабочего времени, а также сравнения продуктивности работы отдельных специалистов стоит обратить внимание на решение Yaware. Оно умеет собирать информацию о тех программах и интернет-ресурсах, которые сотрудник использует в своей работе. Если компьютер простаивает в течение определенного времени, то при включении на мониторе появляется окно с предложением указать характер офлайн-активности: встреча, совещание, телефонный звонок, перерыв, личное. Деятельность каждого сотрудника сортируется на продуктивную, непродуктивную и нейтральную и отображается в виде цветных графиков. Дополнительный функционал сервиса включает группировку сотрудников по отделам, назначение менеджера для контроля и управления данными, снятие скриншотов и снимков веб-камер (камшотов) и т. п. Заметим, что скриншоты и камшоты являются доказательством возможных нарушений на рабочем месте. Сервис собирает статистику с удаленных компьютеров через Интернет, не требуя наличия локальной сети.

Андрей Борзенко

Бизнес-процессы

Внутри системы

Аналитики утверждают, что 80 процентов полезной для компании информации все еще находится в головах сотрудников, поэтому компаниям необходимы системы, которые позволяют совместно использовать накопленную информацию. Звучит скучновато, но на деле они способны даже командный дух воспитывать. Как это делается?

Заполнив о себе профайл во внутренней сети, сотрудник позиционирует себя в компании так, как он хочет. Это тема внутреннего рекрутинга, когда HR-отдел составляет мнение о сотруднике по тому, как он сам себя представляет: что пишет о себе, какие статьи для внутреннего портала подготовил, в каких проектах участвовал, в каких сообществах является лидером — кто-то в экспертном сообществе, кто-то в своей проектной команде. Далее включается режим оценки со стороны коллег: в зависимости от того, сколько из них поставили отметку like, можно автоматически подсчитывать разные рейтинги, выявлять неформальных лидеров и наиболее популярных экспертов. Для HR такие инструменты просто находка, потому что они решают главную задачу — помогают наладить коммуникации между сотрудниками. И сотрудникам они тоже пригодятся.

Скажем, нужно поговорить с незнакомым коллегой. Чтобы сразу расположить его к себе и вызвать желание откликнуться на вашу просьбу, вначале нужно заглянуть в систему и поинтересоваться, в каких сообществах он состоит. Тогда разговор можно начать с того, что его увлекает, скажем, со вчерашнего футбольного матча или с проблемы сингулярности в современной космологии.

Формат социальных сетей применительно к бизнесу весьма плодотворен, потому что связи в корпоративных сетях очень прочные, ведь они ведут к профессиональному успеху. К тому же на них идеально ложатся новейшие методики типа брейншторминга, то есть генерации новых идей. А если к таким дискуссиям подключать заказчиков и бизнес-партнеров, появляется возможность еще и протестировать идею с разных точек зрения.

Это все полностью безбумажные информационные технологии, непосредственно работающие на задачи бизнеса. Но ощутимый эффект от их применения проявляется вовсе не в экономии на операционных затратах, например на бумаге для принтеров, а в коренном изменении подходов к корпоративным бизнес-процессам.


Андрей Акулов

ру­ко­во­ди­тель нап­рав­ле­ния IBM Collaboration Solutions, IBM в Рос­сии и СНГ

Добавить в:  Memori  |  BobrDobr  |  Mister Wong  |  MoeMesto  |  Del.Icio.Us  |  Google Bookmarks  |  News2.ru  |  NewsLand.ru

Политика и экономика

Что почем
Те, которые...

Общество и наука

Телеграф
Культурно выражаясь
Междометия
Спецпроект

Дело

Бизнес-климат
Загранштучки

Автомобили

Новости
Честно говоря

Искусство и культура

Спорт

Парадокс

Анекдоты читателей

Анекдоты читателей
Популярное в рубрике
Яндекс цитирования NOMOBILE.RU Семь Дней НТВ+ НТВ НТВ-Кино City-FM

Copyright © Журнал "Итоги"
Эл. почта: itogi@7days.ru

Редакция не имеет возможности вступать в переписку, а также рецензировать и возвращать не заказанные ею рукописи и иллюстрации. Редакция не несет ответственности за содержание рекламных материалов. При перепечатке материалов и использовании их в любой форме, в том числе и в электронных СМИ, а также в Интернете, ссылка на "Итоги" обязательна.

Согласно ФЗ от 29.12.2010 №436-ФЗ сайт ITOGI.RU относится к категории информационной продукции для детей, достигших возраста шестнадцати лет.

Партнер Рамблера